Viết bài PR: Lấy Brief thế nào cho chuẩn?

Viết bài PR có lẽ một trong những khâu quan trọng nhất là lấy brief từ khách hàng. Nhưng lấy brief thế nào cho chuẩn, cho đúng thì không phải dễ dàng. Việc lấy brief chuẩn trước khi viết bài PR sẽ giúp bạn và khách hàng tiết kiệm được nhiều thời gian mà hiệu quả công việc lại cao.

Không chỉ agency, freelancer mà mỗi một nhân viên khi nhận nhiệm vụ từ sếp cũng phải biết cách lấy brief cho thật “chuẩn”. Mất thời gian nhiều hay ít cũng là ở chỗ này. Nhiều người sơ sài, dễ dãi trong việc nhận brief mà cuối cùng phải ăn “quả đắng” vì phải chỉnh sửa tới lui cả chục lần, chỉ vì “Em cứ tưởng!!!”

3 câu hỏi cơ bản để viết bài PR cho “đúng”:

Chưa cần nói đến chuyện hay, một bài viết đạt yêu cầu trước tiên phải là một bài viết đúng “đề”. Viết đúng mà dở, ít ra còn biên tập lại được. Viết “hay” mà sai là xác định phải đập đi xây lại.

Nói ra rả như thế, nhưng nhiều bạn trẻ vẫn cứ mắc phải các lỗi căn bản này, sa đà vào chuyện viết hay thay vì xác định phải viết cho đúng trước. Mà muốn viết đúng, bạn phải thuộc nằm lòng 3 câu hỏi cơ bản khi viết bài PR sau:

  1. Mục đích, mục tiêu của bài viết này là gì?
  2. Đối tượng truyền thông là ai?
  3. Thông điệp truyền thông là gì?

Ba câu hỏi trên tương ứng với việc:

  1. Viết cái gì?
  2. Viết cho ai?
  3. Viết để làm gì?

Lấy Brief thế nào cho chuẩn?

Lấy ví dụ về các dạng bài viết PR: 

Mục đích: Viết bài để duy trì hình ảnh thương hiệu trong mắt độc giả sẽ khác với việc viết bài để nâng cao giá trị cổ phiếu của công ty. Với mục đích thương hiệu, người viết sẽ đưa nhiều về các hoạt động xã hội, thể hiện trách nhiệm cộng đồng, hoặc chia sẻ những đóng góp tích cực mà thương hiệu đem lại cho khách hàng, thị trường và cộng đồng nói chung. Nhưng với mục đích để tăng giá trị cổ phiếu, người viết thường tập trung vào phân tích tình hình kinh doanh hiện tại, dự đoán tương lai theo hướng tốt đẹp hơn.

Đối tượng truyền thông cần xác định rõ, vì khẩu vị của mỗi người mỗi khác. Một bài viết có thể truyền thông đến nhiều đối tượng, nhưng cần xác định đâu là đối tượng chính nhất (ví dụ khách hàng, nhà đầu tư hay nhân sự) để đưa ra vấn đề thu hút sự quan tâm, chú ý nhất của đối tượng đó.

Thông điệp truyền thông: Là điều mình muốn truyền tải đến đối tượng đó. Hiểu cơ bản, người viết đóng vai trò người xây cầu kết nối giữa thương hiệu với đối tượng truyền thông. Insight của đối tượng là gì, thông điệp truyền thông đi thế nào để kết nối được insight đó là thỏa mãn mục đích cuối cùng của thương hiệu.

Bạn thấy đấy, mỗi một mục đích, mục tiêu khác nhau, đối tượng truyền thông cũng sẽ khác nhau và từ đó, thông điệp truyền đi cũng khác. Do vậy, góc nhìn và cách tiếp cận vấn đề cũng không giống nhau. Từ cái “in put” này, bạn mới có cơ sở để cho ra “out put”.

Xác định được mục đích là bạn phải trả lời được câu hỏi tiếp theo: Làm thế nào để đạt được mục đích đó?

Một người lấy brief giỏi là một người biết khai thác tận cùng các câu hỏi để ra vấn đề.

Nhiều bạn cứ mặc định lấy brief là công đoạn của client. Thực ra người đi lấy brief cần phải chủ động tìm hiểu tất cả các thông tin liên quan trước, để có thể tận dụng thời gian ngắn ngủi giải quyết các câu hỏi một cách nhanh và trọn vẹn nhất cùng với khách hàng.

Quy trình câu hỏi thì cứ theo 5W+1H thôi.

  • Tại sao phải viết?
  • Viết cho ai?
  • Viết cái gì?
  • Viết trên kênh nào?
  • Viết khi nào?
  • Viết như thế nào?
  • Viết đúng rồi đến viết hay

Nếu 3 câu hỏi đầu để trả lời cho phần viết đúng, thì 3 câu hỏi sau sẽ trả lời cho phần viết hay.

Viết trên kênh nào?

Tức là xem bài viết này sẽ được đăng trên phương tiện truyền thông nào.

Mỗi phương tiện, mỗi thể loại báo đài sẽ có văn phong và quy cách khác nhau. Do đó, nếu muốn giữ nguyên bản nội dung truyền thông, bạn cần am hiểu cách viết của mỗi báo để có cách diễn đạt phù hợp, tự nhiên và từ đó không mất quá nhiều thời gian chỉnh sửa, ảnh hưởng đến thông điệp cần thể hiện.

Viết khi nào?

Ở đây cần lưu ý 2 điều:

  • Deadline cuối cùng cần phải có để gửi bài lại cho khách hàng. Cần chủ động khung thời gian để có mức độ đầu tư hợp lý.
  • Thời điểm viết bài trong tổng thể chiến dịch. Nó nằm ở giai đoạn nào của chiến dịch chung, hoặc nằm ở bước nào trong hành trình nhận thức của đối tượng truyền thông, hoặc nằm trong bối cảnh vĩ mô vi mô, bên trong bên ngoài như thế nào? Trả lời được câu này sẽ cho bạn các góc nhìn chân thực và chính xác hơn, tránh đưa nội dung đi lan man không cần thiết.

Viết như thế nào?

Câu hỏi này quyết định cách thức bạn kể câu chuyện cho đối tượng truyền thông đó theo hình thức nào. Có thể là phỏng vấn nhân vật, bài phóng sự hoặc bài viết quan điểm đơn thuần của tác giả có trích dẫn một số câu nói của chuyên gia, có tác động đến thương hiệu.

Lấy Brief thế nào cho chuẩn, cách viết bài pr, viết bài pr chuẩn, content chuẩn brand,

Đến phần hay ho - KPI là gì?

Viết content marketing còn đo lường được hiệu quả trực tiếp thông qua các chỉ số, còn viết bài PR trên các báo thì đo lường kiểu gì? Làm sao để chốt được với khách hàng đồng ý nghiệm thu bài viết cuối cùng, chỉnh sửa bao nhiêu lần là hợp lý.

Nếu đây là lần hợp tác đầu tiên, đừng tiếc bỏ ra thời gian để thỏa thuận với nhau tất tần tật về cách thức làm việc giữa hai bên. Cái gì càng rõ ràng càng dễ hợp tác.

Cái khó của viết bài PR là đa số khách hàng thường nhận xét dựa trên cảm tính mà không quy ra được thành các con số cụ thể, nếu bạn không có kinh nghiệm trong khâu làm việc ban đầu sẽ rất vất vả về sau trong việc chỉnh sửa bài viết và chốt nội dung cuối cùng.

Bạn nào hay đọc sách giải văn hồi xưa sẽ thấy, mọi thứ đều có công thức, và bài viết PR cũng vậy.

Hãy vạch rõ tỷ trọng các tiêu chí đánh giá bài viết kèm mô tả mức độ đạt yêu cầu, càng cụ thể càng tốt. Như vậy khi tiếp nhận bài viết, khách hàng sẽ căn cứ dựa trên thỏa thuận ban đầu về tiêu chí để đưa ra nhận xét, hạn chế các câu nhận xét mang tính cảm tính như: anh thấy bài này còn thiếu cảm xúc, hay bài chưa đủ phê, chưa cảm được ý nghĩa bài viết bla bla….

Những kiểu nhận xét như vậy không phải đang giải quyết vấn đề mà làm nó đi vào bế tắc.

Kỳ thực là, chẳng có bài viết PR nào mà không bị sửa, cho dù bạn có biết cách lấy brief hoàn hảo đến mấy. Nên tiếp nhận việc khách hàng sẽ sửa bài của mình như một điều bình thường. Khách sửa bài không có nghĩa là mình viết dở hay sai.

Việc của mình là phải viết như thế nào để người biên tập dễ sửa nhất. Đó là cả một nghệ thuật đấy!

5 (100%) 1 vote

Leave a Reply